Privacy Policy

Votre vie privée

Chez Voyages Merit, nous nous engageons à protéger votre vie privée et à préserver vos informations personnelles, professionnelles et de voyage. En fait, ceci constitue une de nos priorités et demeure la pierre angulaire de notre engagement envers vous. Peu importe la façon que vous choisirez pour nous transmettre vos renseignements, nous utilisons des mesures de sécurité vigoureuse et nous conformons aux dix principes de confidentialité pour assurer la sécurité des vos renseignements.

Nous vous invitons à consulter cette politique de confidentialité afin d’en apprendre d’avantage sur les lois en vigueur, conçues pour protéger votre confidentialité, le genre de données que nous recueillons, comment elles sont utilisées et les mesures que nous avons prises pour garantir que vos renseignements personnels soient traités de manière appropriée.

La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, autrefois connue sous le nom du projet de loi C-6, est essentiellement une question d’équilibre. D’une part, elle respecte le droit des individus à la vie privée et d’autre part, elle reconnaît la nécessité pour l’industrie et les organismes, de recueillir, utiliser et divulguer certaines informations personnelles. Cette loi, comme son nom l’indique, comprend deux objectifs principaux. Le premier objectif consiste à établir les règles qui régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par des organismes du secteur privé. Le second objectif vise à reconnaître la validité et la légalité des documents électroniques.

Cette loi aura un impact considérable sur la façon dont les entreprises, les corporations, les agences fédérales, les organismes à but non lucratif et les associations, vont traiter les renseignements personnels qui leur seront confiés. Du même coup, elle établira clairement un code de pratiques de confidentialité qui fournira aux Canadiens d’un océan à l’autre, des mécanismes pour assurer que leurs renseignements personnels soient traités respectueusement.

Le cœur de cette loi est basé sur les dix principes établis par l’association canadienne de normalisation pour la protection des renseignements personnels. Ces principes ont été reconnus comme la norme canadienne en 1996 et traitent de la façon dont les entreprises devraient recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels. Ils traitent aussi du droit des individus à accéder à leurs renseignements personnels et leur droit de les faire modifier au besoin.

Afin de surveiller les pratiques commerciales de traitement des renseignements de juridiction provinciale, chaque province a été encouragée à adopter des lois qui ressemblent à la loi fédérale. Le Québec a adopté une loi semblable en 1994, appelée Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Comme d’autres provinces adoptent des lois semblables, les organismes exerçant des activités commerciales, à l’intérieur d’une des provinces, seront assujettis aux dispositions de leurs lois provinciales plutôt qu’à la loi fédérale. Cependant, la loi sur la protection de l’information et des documents électroniques va continuer de règlementer les échanges et le commerce transfrontalier, inter-province et international.

La mise en œuvre de cette loi fédérale relative à la vie privée, va se faire en trois étapes. La première phase, qui a débuté le 1er janvier 2001, s’applique aux organismes privés sous juridiction fédérale, y compris les banques canadiennes et les compagnies aériennes ainsi que les organismes qui récoltent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels pour des bénéfices sur une base provinciale ou internationale. Le 1er janvier 2002, cette loi a été étendue aux renseignements personnels sur la santé. Depuis le 1er janvier 2004, la plupart des organismes, peu importe leur taille, qui recueillent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels dans le cours de leurs activités commerciales, sont soumis aux dispositions de la présente loi.

Pour plus d’informations au sujet de ce projet de loi, veuillez consulter le site officiel du commissaire à la protection de la vie privée du Canada ou la direction générale du commerce électronique d’Industrie Canada.

Quels renseignements sont recueillis?

Chez Voyages Merit, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels afin de vous fournir les services de voyage que vous nous avez demandés ou pour vous offrir des produits et services supplémentaires qui pourraient, selon notre opinion, vous intéresser. C’est toujours vous qui choisissez de nous fournir vos renseignements personnels. La majorité des informations nous viennent de vous directement et seulement avec votre consentement. Par exemple, lorsque vous demandez un devis ou un achat en ligne, que ce soit au téléphone ou en personne, nous vous demanderons de nous fournir les renseignements qui nous permettront de compléter votre demande ou de vous offrir un meilleur service. Les mêmes principes s’appliquent à nos clients corporatifs.

Le genre d’information que nous vous demanderons dépend de la nature de votre demande. L’information qui est essentielle pour répondre à la plupart des demandes et transactions de voyages comprend, votre nom, adresse postale, adresse courriel, numéro(s) de téléphone, date de naissance, informations relatives à votre passeport, numéro et date d’expiration de votre carte de crédit. Nous pourrions aussi vous demander de l’information supplémentaire afin de vous offrir des conseils et des renseignements au sujet d’autres produits et services qui pourraient vous intéresser.

Lorsque vous visitez le site Web de Merit, aucune information n’est recueillie qui pourrait vous identifier, à moins que vous ne choisissiez de le faire volontairement. Vous êtes invités à parcourir ces sites en tout temps de façon anonyme et privée, sans révéler quoi que ce soit de vos renseignements personnels. Toute information que vous nous fournirez sera conservée de façon sécuritaire et est strictement confidentielle.

Nos dix principes de confidentialité

En ce qui concerne nos dix principes de confidentialité, le Groupe Voyages Merit regroupe : Voyages Merit, Travelcuts, Exclusive Tours, MeritBiz (gestion de voyages d’affaires) et Merit Loyalty Group ainsi que les autres marques utilisées par Merit.

Groupe Voyages Merit a toujours été, et continue d’être, engagé à maintenir l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Dans le cadre de cet engagement, nous avons établi dix principes de confidentialité pour régir nos actions en ce qui a trait à l’utilisation des renseignements personnels de nos clients.

Les dix principes concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels de nos clients sont:

1. Responsabilisation
2. Détermination des motifs
3. Consentement
4. Limites de la collecte
5. Limites à l’utilisation, la divulgation et la conservation
6. Exactitude
7. Protection
8. Transparence
9. Accès individuel
10. Plainte pour non conformité

Principe 1 – Responsabilisation

Chaque agence ou bureau du Groupe Voyages Merit, est responsable de conserver et protéger les renseignements personnels de ses clients sous son contrôle. Dans le cadre de ce mandat, chaque emplacement ou agence de Voyages Merit doit désigner une ou des personne(s) qui sera/seront responsable(s) de la conformité de la compagnie avec les dix principes de confidentialité.

Principe 2 – Identifier l’objectif

Les raisons pour lesquelles les renseignements du client sont recueillis doivent être identifiées avant ou au moment de la collecte.

Principe 3 – Consentement

La connaissance et le consentement du client sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ses informations sauf lorsqu’elles sont exigées ou permises par la loi.

Principe 4 – Limiter la collecte

Les renseignements personnels des clients recueillis doivent se limiter à ce qui est nécessaire pour les fins identifiées par le Groupe Voyages Merit. L’information doit être recueillie par des moyens juste et légaux.

Principe 5 – Limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation

Les renseignements personnels recueillis doivent être utilisés ou divulgués seulement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le client n’ait consenti à autre chose, ou lorsque c’est nécessaire ou permis par la loi. Les renseignements personnels peuvent seulement être conservés pour la période de temps nécessaire pour atteindre le but pour lequel ils ont été recueillis.

Principe 6 – Exactitude

Les renseignements personnels doivent être conservés de façon exacte, complète et à jour, tel qu’exigé pour remplir les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Principe 7 – Sauvegarde des informations du client

Les renseignements personnels des clients doivent être protégés par des mesures de sécurité appropriées à leur niveau de confidentialité.

Principe 8 – Transparence

Le groupe Voyages Merit est obligé de donner accès à ses clients à l’information sur les politiques et pratiques qui s’appliquent à la gestion de leurs renseignements personnels.

Principe 9 – Accès pour le client

Sur demande, un client doit être informé de l’existence, l’utilisation et la divulgation de ses renseignements personnels et il peut y avoir accès. Les clients peuvent vérifier l’exactitude et l’intégralité de leurs renseignements et pourraient demander de les corriger au besoin.

Principe 10 – Gérer les plaines et suggestions des clients

Les clients peuvent adresser toutes questions ou demandes concernant les principes de confidentialité ci-dessus ou au sujet de nos pratiques, en s’adressant à la (les) personne(s) désignée(s) responsable(s) de la vie privée dans chaque bureau ou agence de Voyages Merit.

Où et pourquoi nous recueillons les renseignements personnels

Vous pouvez acheter des billets d’avion, ou réserver des vols en communiquant avec nos centres d’appels de réservations, en vous présentant à un de nos guichets, en consultant notre site web ou en passant par une agence de voyage accrédités IATA. Afin d’acheter un billet d’avion ou de détenir une réservation, vous devez fournir certaines informations. Celles-ci peuvent inclure:

• Nom
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Numéro de carte de crédit et date d’expiration
• Préférence linguistique

Ces renseignements vont nous permettre de:

• établir votre identité
• vous et nous protéger des erreurs et des fraudes
• comprendre vos besoins et votre admissibilité à divers produits et services
• vous recommander des produits et services qui répondent à vos besoins
• vous fournir des services continus
• nous conformer aux exigences légales
• vous offrir d’autres produits qui pourraient vous convenir

Processus de traitement des versions papier des profils de voyage corporatifs

Le processus suivant s’applique aux profils de voyage reçus en version papier ainsi que ceux reçus par voie électronique, mais imprimés afin de les entrer dans la base de données

Les versions papier des profils de voyageurs seront traitées de la façon suivante:

• Les clients vont remplir les informations requises et les envoyer par télécopieur ou par courriel à nos bureaux
• Tous les profils sont remplis automatiquement en ce qui concerne l’endroit et les personnes à qui ils doivent être envoyés
• Une fois reçus par le bureau de gestion des comptes de Merit, tous les profils sont envoyés au département des documents afin d’être immédiatement entrés dans notre base de données – les profils électroniques sont imprimés afin d’être transcrits dans la base de données.
• Une fois que l’inscription dans la base de données est faite, la copie papier du profil est conservée dans un tiroir barré jusqu’à 60 jours, après quoi, toutes les versions papier des profils sont détruites.
• L’accès aux copies papier des profils de voyage conservées chez Merit, est limité aux employés du département des documents corporatifs/superviseur des opérations corporatives, gérant du service à la clientèle et au département de gestion des comptes.
• L’accès aux informations personnelles de voyage hébergées sur le GDS de Merit – Système de base de données, est limité aux conseillers en voyage, au département des documents corporatifs, au superviseur des opérations corporatives, au gérant du service à la clientèle, au département de gestion des comptes et au département MIS de Merit.

Sécurité

Le groupe Voyages Merit a mis en place des mesures de sécurité et des procédures sophistiquées contre l’utilisation abusive et les accès non autorisés. Cependant, aucune transmission de données par internet ne peut être garantie à 100%. Nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements que vous envoyez via l’internet.

Nouvelle utilisation des renseignements personnels

Advenant le cas où Groupe Voyages Merit voudrait utiliser vos renseignements personnels à des fins non prévues au moment de la collecte initiale, tel que pour des services ou produits supplémentaires, ou des offres promotionnelles qui pourraient vous intéresser, nous pourrons utiliser vos renseignements de contact tel votre adresse courriel, afin de demander votre permission d’utiliser vos données pour ces nouvelles fins.

Toute information que vous fournissez sera utilisée par le Groupe Voyages Merit, afin de proposer des idées de vacances, des tarifs spéciaux pour des croisières, des circuits et des vols – des concours et plus. En remplissant des coupons de participation et en participant à des activités promotionnelles, vous acceptez cette utilisation de vos renseignements.

Site Web

En utilisant ce site, vous acceptez les termes de notre politique de confidentialité et consentez à notre utilisation de vos données aux fins décrites plus haut ainsi qu’à celles décrites là où le Groupe Voyages Merit recueille des renseignements personnels sur le Web. Advenant un changement de la politique de confidentialité, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vous informer des ces changements, en les affichant de façon très claire sur notre site web pour une période de temps raisonnable.

Liens

Ce site pourrait, à l’avenir, contenir des liens vers d’autres sites. Nous vous rappelons que le Groupe Voyages Merit, n’est pas responsable des pratiques de ces autres sites concernant la confidentialité. Nous encourageons nos utilisateurs à remarquer lorsqu’ils quittent notre site et à lire les politiques de confidentialité de ces sites distincts. Cette déclaration de confidentialité concerne uniquement les informations recueillies par ce site web.

Listes d’envoi

Si vous désirez que votre nom soit ajouté sur notre liste d’envoi et être informé des ventes de sièges, des vacances de dernière minute et autres offres promotionnelles, nous vous demanderons vos nom, adresse, numéro de téléphone et adresse courriel.

Pour certains services optionnels, le Groupe Voyages Merit pourrait recueillir des renseignements vous concernant (par exemple, vos préférences d’hôtels ou de voitures) ainsi que des renseignements démographiques (comme votre niveau d’éducation). Ces renseignements seront utilisés pour vous transmettre des informations spécifiques à votre situation, en fonction des informations de profil et démographiques que vous nous aurez fournies

Avec qui pouvons-nous partager vos renseignements?

Les entreprise et les filiales du Groupe Voyages Merit, leurs employés et fournisseurs, sont tous régis par des normes et politiques strictes, afin d’assurer que vos renseignements soient en sécurité et traités avec grand soin et respect.

Chez Voyages Merit, l’information du client est strictement confidentielle. Avec votre consentement, nous partagerons vos renseignements avec d’autres entreprises du Groupe Voyages Merit et ses fournisseurs, qui fournissent des services en notre nom. À moins que vous nous autorisiez à les partager, ou que cette divulgation soit exigée ou permise par la loi, nous ne vendrons, ne louerons, ni n’échangerons jamais d’information à votre sujet ou vos renseignements de voyage avec d’autres parties.

Les entreprises et filiales du Groupe Voyages Merit


Afin de s’assurer que vous profitiez de la gamme complète de nos produits et services dans la mesure permise par la loi, des renseignements personnels de clients peuvent être échangés avec d’autres filiales et fournisseurs du Groupe Voyages Merit. Ceci est fait seulement lorsque les services proposés sont offerts par un autre membre et seulement avec votre consentement. Si vous préférez ne pas recevoir d’offres spéciales de promotions de produits et services, ou simplement que vous ne voulez pas que vos renseignements soient partagés, veuillez nous en informer en suivant les instructions de la politique « Option de refus ».

Nos employés


Dans le cadre des activités quotidiennes, l’accès à l’information privée, sensible et confidentielle est limité aux employés qui ont un but professionnel légal et des raisons d’y accéder. Par exemple. lorsque vous nous appelez, passez à une de nos agences, ou nous envoyez un courriel, nos employés désignés vont accéder à vos renseignements pour vérifier que vous êtes le voyageur en question et pour répondre à vos demandes de voyage.

Dans leurs conditions d’embauche, tous les employés du Groupe Voyages Merit sont tenus de respecter les normes de protection des renseignements personnels que nous avons établis. Ils sont également tenus de respecter les principes de comportement éthique énoncés dans nos règlements internes pour les employés et doivent respecter les lois et règlements applicables. Les employés sont informés de l’importance de la confidentialité et doivent signer un code de conduite ou une entente de confidentialité qui interdit la divulgation d’information privée des clients à des personnes ou parties non autorisées. Pour renforcer leur compréhension et leur engagement à respecter la vie privées des clients, nos employés reçoivent régulièrement des mises à jour et rappels au sujet de nos politiques, principe et normes de confidentialité.

L’accès non autorisé et/ou la divulgation des renseignements sur un client par un employé du Groupe Voyages Merit, est strictement interdit. Tous les employés sont tenus de maintenir la confidentialité des renseignements des clients en tout temps, faute de quoi ils s’exposent à des mesures disciplinaires qui pourraient aller jusqu’au congédiement.

Fournisseurs externes

Chez Voyages Merit, nous contractons parfois des organismes externes afin d’effectuer certains services spécialisés tels que des enquêtes de marché, des services de diffusion et de traitement de données. Nos fournisseurs de confiance peuvent, à l’occasion, être responsables du traitement ou de la manipulation de certaines des informations que vous nous avez données.

Lorsque nous utilisons des fournisseurs pour offrir des services spécialisés, ils reçoivent uniquement les renseignements nécessaires à la prestation de ces services. De plus, ils n’ont pas le droit de stocker, analyser ou utiliser ces informations pour autre chose que le service pour lequel nous les avons engagés. En fait, nos fournisseurs sont liés par des obligations contractuelles qui ont été conçues pour protéger la vie privée et la sécurité de vos informations personnelles. De plus, dans le cadre de nos ententes contractuelles, nos fournisseurs sont tenus de protéger vos renseignements personnels d’une manière qui soit compatible avec les politiques et pratiques que nous avons établies.

Notre politique de refus


Afin de vous offrir une variété de produits et service et de conseils, le Groupe Voyages Merit va, avec votre consentement, partager ses informations clients avec d’autres entreprises, affiliés et fournisseurs. Si vous ne désirez pas recevoir de matériel promotionnel ni partager vos renseignements personnels avec ces compagnies, vous n’avez qu’à:

• Communiquer avec l’agence la plus proche
• Nous appeler au 1-866-341-1777

« Cookies »
 (Témoins de connection)

Sur les sites web de Merit, nous n’utilisons pas les « cookies » pour le moment, mais il se pourrait que nous le fassions à l’avenir afin d’augmenter la robustesse de nos sites et de fournir une navigation plus efficace. Les « cookies » ne peuvent pas voir, ni récupérer d’information d’autres « cookies », pas plus qu’ils ne peuvent saisir les fichiers ou les données stockées dans votre ordinateur.

Qu’est-ce qu’un « cookie »? 


Un cookie est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique, qu’un site web envoie au navigateur de votre ordinateur. Lorsque vous visitez un site particulier, un cookie peut être utilisé pour suivre les activités de votre navigateur, en plus de vous offrir une expérience plus cohérente et efficace. Il existe deux types de cookies: les persistants et les non-persistants.

Les « cookies » persistants


Les « cookies » persistants sont stockés sur le disque dur où ils restent jusqu’à ce qu’ils soient ou bien supprimés ou bien qu’ils atteignent une date prédéterminée d’expiration. Les « cookies » persistants sont généralement utilisés pour offrir aux visiteurs une expérience sur mesure en enregistrant leurs préférences comme la façon dont le visiteur aime regarder ses pages web. De plus, les « cookies » sont souvent utilisés pour amasser des informations statistiques telles que le temps moyen passé à regarder une page. Ce genre d’informations est utile pour plusieurs raisons, entre autres, elles nous fournissent des idées sur la façon d’améliorer le design, le contenu et la navigation sur un site web.

Les « cookies » non persistants

Les « cookies » non persistants n’enregistrent pas de données en permanence et ils ne sont pas stockés sur le disque dur de votre ordinateur. Les « cookies » non persistants sont plutôt stockés en mémoire et sont seulement disponibles pendant une séance active. Dès qu’une séance se termine, le « cookie » disparait. Les « cookies » non persistants sont surtout utilisés pour des raisons techniques telles que d’offrir une navigation plus harmonieuse.

Pourquoi les « cookies » ont-ils été créés?

La toile (World Wide Web) utilise le protocole HTTP (Hypertext Transfer) pour gérer la façon dont les fichiers tels que le graphisme, les textes et les sons circulent sur l’internet. Ce protocole, traite chaque action (c’est à dire clic de souris) séparément, ce qui rend la nature du Web « apatride ». Cela signifie que chaque fois que vous cliquez sur une nouvelle page, par exemple, une nouvelle connexion est établie et toutes les activités précédentes sont oubliées.

Pour offrir aux visiteurs une expérience plus uniforme, les « cookies » étaient utilisés à l’origine pour conserver les informations pertinentes lorsque les visiteurs parcouraient différentes pages d’un site web. En fait, les « cookies » ont été créés pour apporter un regroupement et une uniformité à cet environnement « apatride » qu’est l’internet.

Comment fonctionnent les « cookies »?

La première fois que vous visitez un site web, il se peut que vous receviez un “cookie” qui contient simplement un numéro d’identification unique qui pourra être facilement récupéré lors de vos visites subséquentes. Les “cookies” sont utilisés à différentes fins, telles que la personnalisation de l’apparence d’un site.

Lorsque vous tapez l’adresse d’un site web dans la barre d’adresse de votre navigateur, votre navigateur communique avec le site et demande sa page d’accueil. Le navigateur va chercher sur votre disque dur, des cookies qui auraient pu y être envoyés lors de visites précédentes. Si un cookie est trouvé, le navigateur enverra les informations recueillies lors de visites précédentes. S’il n’y a pas de « cookie », votre navigateur saura que vous n’avez jamais visité ce site auparavant.

Consulter vos renseignements personnels

Vous pouvez accéder et vérifier vos fichiers d’informations régulières quand vous le voulez. La plupart de cette information se retrouve sous forme de relevés d’opérations.

Si vous avez des questions concernant une décision que nous avons prise, nous vous informerons des motifs qui l’ont motivée, tant que nous y sommes autorisés par la loi. Si, pour quelque raison, on vous refuse l’accès à des informations factuelles contenues dans votre dossier, vous pouvez contester ce refus en communiquant avec notre bureau chef.

Modifier vos renseignements personnels 


Pour nous aider à garder vos renseignements personnels à jour, nous vous encourageons à rectifier les inexactitudes et à faire effectuer des corrections aussi souvent que nécessaire. Malgré tous nos efforts, des erreurs peuvent se produire. Si vous trouvez des informations inexactes ou périmées dans votre dossier, nous effectuerons les changements appropriés. Au besoin nous communiquerons ces changements à d’autres parties à qui nous aurions envoyé sans le savoir des informations erronées.

Effectuer un changement


Pour apporter une modification à l’information personnelle de contact contenue dans votre dossier, veuillez nous appeler au 1-800-268-1820 ou passer à l’une de nos agences.

Teresa DeBenedictis a été nommée responsable de la confidentialité. Pour des questions ou problèmes, vous pouvez la rejoindre au:

111 Peter Street Suite 200

Toronto, ON M5V 2H1

416.364.3775, ext 4203

email: Teresa.DeBenedictis@merit.ca